AccueilBIEP › Bienvenue sur la Bourse Interministérielle de l’Emploi Public (BIEP)
Error
Error
Error
Error
Error
Error
Error

Nos dernières offres d'emploi

Toutes les offres
    Retour aux résultats

    Assistant-e de direction

    Informations générales

    Organisme de rattachement
    object(stdClass)#727 (24) { ["reference"]=> string(11) "2018-140867" ["isTopOffer"]=> NULL ["title"]=> string(24) "Assistant-e de direction" ["location"]=> string(30) "101 rue de tolbiac 75013 Paris" ["modificationDate"]=> NULL ["contractType"]=> object(stdClass)#726 (7) { ["code"]=> int(2349) ["clientCode"]=> string(25) "NAT_TITULAIRE_CONTRACTUEL" ["label"]=> string(24) "Titulaire ou contractuel" ["active"]=> bool(true) ["parentCode"]=> int(79) ["type"]=> string(12) "contractType" ["parentType"]=> string(0) "" } ["offerFamilyCategory"]=> object(stdClass)#725 (7) { ["code"]=> int(2239) ["clientCode"]=> string(9) "RIME - 10" ["label"]=> string(35) "Enseignement supérieur - Recherche" ["active"]=> bool(true) ["parentCode"]=> int(2228) ["type"]=> string(12) "offerProfile" ["parentType"]=> string(0) "" } ["organisationName"]=> string(6) "INSERM" ["organisationDescription"]=> string(6) "INSERM" ["organisationLogoUrl"]=> string(83) "http://biep-recrute.talent-soft.com/Handlers/Image.ashx?imagetype=logo&entityid=557" ["contractDuration"]=> NULL ["contractTypeCountry"]=> object(stdClass)#724 (7) { ["code"]=> int(79) ["clientCode"]=> string(21) "_TS_CO_Country_France" ["label"]=> string(6) "France" ["active"]=> bool(true) ["parentCode"]=> int(22) ["type"]=> string(7) "country" ["parentType"]=> string(0) "" } ["description1"]=> string(2111) "Mission : Assurer un rôle d'assistante auprès de la direction du département (une directrice et un(e) adjoint(e)) et plus globalement auprès des 6 chefs de service et bureau. Activités principales : - Missions de secrétariat classique : • Tenir l'agenda de la directrice du département et son adjoint(e) et anticiper la préparation des dossiers pour les réunions et déplacements qui en découlent • Accueil physique et téléphonique • Gestion du courrier, des mails, archivage et classement - Gestion administrative, logistique et budgétaire : • Gestion des contacts de la direction • Rédaction d'emails, courriers à la signature des responsables, comptes rendus, saisie de courriers et notes diverses • Organisation de rendez-vous et réunions internes ou externes (assurer l'organisation et la logistique) • Participation aux réunions du département : prise de notes, rédaction des comptes rendus et suivi de la mise en œuvre des décisions • Préparation des fonds de dossiers afférents aux réunions et missions • Organisation des missions et déplacements : ordre de mission, réservation de titres de transport et des hôtels, commandes de prestations de services, gestion des notes de frais, engagement des dépenses sur SAFIr • Organisation du séminaire du département • Gestion des demandes de dérogations pour les hébergements de missionnaires, provenant du Siège ou des délégations régionales • Suivi des dossiers des personnels y compris dans les outils RH mis à disposition (GAIA appréciation, SIRENE congés et formations) et notamment paramétrage des des personnels lors des changements liés aux départs et arrivées de personnels • Suivi et coordination des informations de demandes de moyens RH dans l'application ARIANE, y compris les paramétrages techniques utiles • Créations ou suppressions de compte domaine ou compte courriel liés aux arrivées et départs de personnels • Suivi des crédits de vacation du département • Pilotage et suivi du budget de fonctionnement du département" ["description2"]=> string(788) "Connaissances : • Savoir utiliser le progiciel de gestion SAFIr Savoir-faire : • Maîtriser les techniques de l'assistanat et les outils bureautiques et informatiques courants • Maîtriser l'expression orale et écrite • Savoir anticiper et gérer les priorités Aptitudes : • Sens des responsabilités et discrétion • Qualités relationnelles • Sens de la communication et du travail en équipe • Rigueur et capacité d'organisation • Force de proposition et esprit d'initiative • Capacités d'adaptation et de polyvalence Expérience souhaitée : Expérience souhaitée dans l'assistanat de direction Diplôme(s) souhaité(s) : Bac à bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager" ["geographicalLocation"]=> array(1) { [0]=> object(stdClass)#723 (7) { ["code"]=> int(22) ["clientCode"]=> string(30) "_TS_CO_GeographicalArea_Europe" ["label"]=> string(6) "Europe" ["active"]=> bool(true) ["parentCode"]=> NULL ["type"]=> string(25) "offerGeographicalLocation" ["parentType"]=> string(0) "" } } ["country"]=> array(1) { [0]=> object(stdClass)#722 (7) { ["code"]=> int(79) ["clientCode"]=> string(21) "_TS_CO_Country_France" ["label"]=> string(6) "France" ["active"]=> bool(true) ["parentCode"]=> int(22) ["type"]=> string(12) "offerCountry" ["parentType"]=> string(0) "" } } ["region"]=> array(1) { [0]=> object(stdClass)#721 (7) { ["code"]=> int(208) ["clientCode"]=> string(25) "_TS_CO_Region_IledeFrance" ["label"]=> string(13) "Ile-de-France" ["active"]=> bool(true) ["parentCode"]=> int(79) ["type"]=> string(11) "offerRegion" ["parentType"]=> string(0) "" } } ["department"]=> array(1) { [0]=> object(stdClass)#720 (7) { ["code"]=> int(284) ["clientCode"]=> string(25) "_TS_CO_Department_Paris75" ["label"]=> string(10) "Paris (75)" ["active"]=> bool(true) ["parentCode"]=> int(208) ["type"]=> string(15) "offerDepartment" ["parentType"]=> string(0) "" } } ["professionalCategory"]=> object(stdClass)#719 (7) { ["code"]=> int(1829) ["clientCode"]=> string(8) "STATUT01" ["label"]=> string(6) "Vacant" ["active"]=> bool(true) ["parentCode"]=> NULL ["type"]=> string(20) "professionalCategory" ["parentType"]=> string(0) "" } ["_links"]=> array(1) { [0]=> object(stdClass)#718 (2) { ["href"]=> string(81) "https://biep-recrute.talent-soft.com/api/v2/offers/getoffer?reference=2018-140867" ["rel"]=> string(6) "detail" } } ["offerUrl"]=> string(166) "http://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/bienvenue-sur-la-bourse-interministerielle-de-lemploi-public/?idOffre=140867&idOrigine=&LCID=1036&offerReference=2018-140867" ["_format"]=> object(stdClass)#717 (3) { ["title"]=> string(24) "Assistant-e de direction" ["subtitle"]=> string(151) "
  • Réf. : 2018-140867
  • 26/09/2018
  • Titulaire ou contractuel
  • 101 rue de tolbiac 75013 Paris
  • INSERM
  • " ["tooltip"]=> string(84) "Assistant-e de direction (Réf. : 2018-140867) - Enseignement supérieur - Recherche" } ["urlRedirectionEmployee"]=> NULL ["urlRedirectionApplicant"]=> NULL } INSERM
    Référence de l'offre
    2018-140867
    Localisation
    Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)
    Date de fin de publication

    Description du poste

    Catégorie
    Domaine fonctionnel
    Enseignement supérieur - Recherche
    Autres domaines fonctionnels
    Statut du poste
    Vacant
    Nature du poste recherché
    Titulaire ou contractuel
    Intitulé du poste
    Assistant-e de direction
    Descriptif de l'employeur
    Descriptif de l'employeur (suite)
    Descriptif du poste
    Mission :

    Assurer un rôle d'assistante auprès de la direction du département (une directrice et un(e) adjoint(e)) et plus globalement auprès des 6 chefs de service et bureau.

    Activités principales :

    - Missions de secrétariat classique :

    • Tenir l'agenda de la directrice du département et son adjoint(e) et anticiper la préparation des dossiers pour les réunions et déplacements qui en découlent
    • Accueil physique et téléphonique
    • Gestion du courrier, des mails, archivage et classement

    - Gestion administrative, logistique et budgétaire :

    • Gestion des contacts de la direction
    • Rédaction d'emails, courriers à la signature des responsables, comptes rendus, saisie de courriers et notes diverses
    • Organisation de rendez-vous et réunions internes ou externes (assurer l'organisation et la logistique)
    • Participation aux réunions du département : prise de notes, rédaction des comptes rendus et suivi de la mise en œuvre des décisions
    • Préparation des fonds de dossiers afférents aux réunions et missions
    • Organisation des missions et déplacements : ordre de mission, réservation de titres de transport et des hôtels, commandes de prestations de services, gestion des notes de frais, engagement des dépenses sur SAFIr
    • Organisation du séminaire du département
    • Gestion des demandes de dérogations pour les hébergements de missionnaires, provenant du Siège ou des délégations régionales
    • Suivi des dossiers des personnels y compris dans les outils RH mis à disposition (GAIA appréciation, SIRENE congés et formations) et notamment paramétrage des des personnels lors des changements liés aux départs et arrivées de personnels
    • Suivi et coordination des informations de demandes de moyens RH dans l'application ARIANE, y compris les paramétrages techniques utiles
    • Créations ou suppressions de compte domaine ou compte courriel liés aux arrivées et départs de personnels
    • Suivi des crédits de vacation du département
    • Pilotage et suivi du budget de fonctionnement du département
    Conditions particulières d'exercice
    Description du profil recherché
    Connaissances :
    • Savoir utiliser le progiciel de gestion SAFIr

    Savoir-faire :

    • Maîtriser les techniques de l'assistanat et les outils bureautiques et informatiques courants
    • Maîtriser l'expression orale et écrite
    • Savoir anticiper et gérer les priorités

    Aptitudes :

    • Sens des responsabilités et discrétion
    • Qualités relationnelles
    • Sens de la communication et du travail en équipe
    • Rigueur et capacité d'organisation
    • Force de proposition et esprit d'initiative
    • Capacités d'adaptation et de polyvalence

    Expérience souhaitée : Expérience souhaitée dans l'assistanat de direction

    Diplôme(s) souhaité(s) : Bac à bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager
    Ouvert aux contractuels
    Emploi ouvert aux militaires

    Informations complémentaires

    Informations complémentaires

    Localisation du poste

    Localisation du poste
    Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)
    Lieu d'affectation
    Niveau d'études min. requis
    Niveau de langue

    Demandeur

    Poste à pourvoir le

    Pièces jointes