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    SECRÉTAIRE DE DIRECTION

    Informations générales

    Organisme de rattachement
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Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, d'instances,…) Missions principales : • Secrétariat des DRH, des cadres de la DRH et du service Gestion des agendas et prise de rendez-vous Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers Reproduction et diffusion de documents et de dossiers Organisation et préparation de réunions et de commissions (contacts avec les participants, réservations de salles, convocations…) Formalisation de comptes-rendus de réunions et de commissions Classement et archivage des documents de la Direction des Ressources Humaines Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du DRH • Organisation et gestion des instances Organisation et préparation des comités techniques d'établissement : organisation logistique de l'instance, préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers, participation aux séances pour prises de note, mise en forme et correction des procès-verbaux après relecture, diffusion des procès verbaux, des avis et vœux, mise à jour des tableaux de suivi et des dossiers finalisés…) Organisation et préparation des commissions administratives paritaires : organisation logistique des commissions, préparation et envoi des convocations et des dossiers, diffusion des procès verbaux • Organisation des concours Organisation logistique des concours, préparation et envoi des convocations, préparation des dossiers, mise en forme et affichage des résultats • Autres missions Préparation des envois de pièces à la Trésorerie Gestion des parutions d'annonces dans des revues spécialisées Mise en ligne des profils de poste sur les sites institutionnels Préparation des avis internes de vacance de postes Préparation des assignations du personnel en cas de grève • Accueil Accueil physique et téléphonique des agents Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier Information et orientation des agents • Missions ponctuelles Gestion des vignettes de stationnement Réservation et suivi des billets de train et d'avion dans le cadre de missions hors formation continue Participation aux élections professionnelles… DESCRIPTION DU POSTE : Relations fonctionnelles - avec les agents - avec les responsables de service - avec les partenaires sociaux - avec des structures extérieures à l'établissement" ["description2"]=> string(1056) "DESCRIPTION DU POSTE : Organisation du travail - travail en équipe (avec les autres secrétaires, avec les gestionnaires paie-carrière, avec les cadres de la DRH) - prise d'initiatives - responsabilités PROFIL DU (DE LA) CANDIDAT(E) RECHERCHE Connaissances professionnelles : - techniques de secrétariat - outils bureautiques - fonctionnement d'un établissement public de santé - notions relatives à la fonction publique hospitalière - logiciel dédié à la gestion administrative hospitalière Expériences professionnelles : Une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat de direction de 10 ans serait hautement appréciée. 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    Référence de l'offre
    2018-147131
    Localisation
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    Date de fin de publication

    Description du poste

    Catégorie
    C
    Domaine fonctionnel
    Ressources humaines
    Autres domaines fonctionnels
    Santé - Cohésion sociale , Services aux usagers
    Statut du poste
    Vacant
    Nature du poste recherché
    Titulaire ou contractuel
    Intitulé du poste
    SECRÉTAIRE DE DIRECTION
    Descriptif de l'employeur
    NOM DU SERVICE : Direction des Ressources Humaines

    Activité du service : Gestion du personnel non médical

    Particularités du service :
    La Direction des Ressources Humaines est organisée en 5 grands secteurs d'activité :
    - gestion administrative et statutaire du personnel,
    - gestion financière et des effectifs,
    - service social du personnel, psychologue du personnel et œuvres sociales,
    - santé au travail et prévention des risques professionnels,
    - crèche.
    La DRH gère environ 2200 ETP.
    La DRH dispose d'un secrétariat- accueil au sein duquel travaillent trois secrétaires, qui assure le secrétariat des cadres et du service chargé de la gestion administrative et statutaire du personnel.
    Descriptif de l'employeur (suite)
    Descriptif du poste
    GRADE : Adjoint Administratif

    Quotité de temps de travail : 100%

    Horaires : 7h36 par jour – à définir sur l'amplitude 8h30-17h

    DESCRIPTION DU POSTE : Missions

    Mission générale : Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (organisation de réunions, d'instances,…)


    Missions principales :

    • Secrétariat des DRH, des cadres de la DRH et du service
    Gestion des agendas et prise de rendez-vous
    Réception, filtrage et transmission des appels téléphoniques et des messages
    Frappe et mise en forme de courriers et de documents divers
    Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
    Organisation et préparation de réunions et de commissions (contacts avec les participants, réservations de salles, convocations…)
    Formalisation de comptes-rendus de réunions et de commissions
    Classement et archivage des documents de la Direction des Ressources Humaines
    Réception, transmission et redistribution des parapheurs de documents soumis à la signature du DRH

    • Organisation et gestion des instances
    Organisation et préparation des comités techniques d'établissement : organisation logistique de l'instance, préparation et envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers, participation aux séances pour prises de note, mise en forme et correction des procès-verbaux après relecture, diffusion des procès verbaux, des avis et vœux, mise à jour des tableaux de suivi et des dossiers finalisés…)
    Organisation et préparation des commissions administratives paritaires : organisation logistique des commissions, préparation et envoi des convocations et des dossiers, diffusion des procès verbaux

    • Organisation des concours
    Organisation logistique des concours, préparation et envoi des convocations, préparation des dossiers, mise en forme et affichage des résultats

    • Autres missions
    Préparation des envois de pièces à la Trésorerie
    Gestion des parutions d'annonces dans des revues spécialisées
    Mise en ligne des profils de poste sur les sites institutionnels
    Préparation des avis internes de vacance de postes
    Préparation des assignations du personnel en cas de grève
    • Accueil
    Accueil physique et téléphonique des agents
    Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier
    Information et orientation des agents
    • Missions ponctuelles
    Gestion des vignettes de stationnement
    Réservation et suivi des billets de train et d'avion dans le cadre de missions hors formation continue
    Participation aux élections professionnelles…

    DESCRIPTION DU POSTE : Relations fonctionnelles

    - avec les agents
    - avec les responsables de service
    - avec les partenaires sociaux
    - avec des structures extérieures à l'établissement
    Conditions particulières d'exercice
    Description du profil recherché
    DESCRIPTION DU POSTE : Organisation du travail

    - travail en équipe (avec les autres secrétaires, avec les gestionnaires paie-carrière, avec les cadres de la DRH)
    - prise d'initiatives
    - responsabilités

    PROFIL DU (DE LA) CANDIDAT(E) RECHERCHE

    Connaissances professionnelles :
    - techniques de secrétariat
    - outils bureautiques
    - fonctionnement d'un établissement public de santé
    - notions relatives à la fonction publique hospitalière
    - logiciel dédié à la gestion administrative hospitalière

    Expériences professionnelles : Une expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat de direction de 10 ans serait hautement appréciée.

    Aptitudes et savoir-faire requis :
    - sens de l'organisation et capacité à gérer par priorités
    - rigueur professionnelle
    - discrétion professionnelle
    - sens de la communication
    - sens de la diplomatie et capacité à gérer des contacts parfois difficiles
    - goût pour le travail d'équipe et polyvalence
    - sens de l'accueil et du contact, goût pour la relation humaine
    Ouvert aux contractuels
    Oui
    Emploi ouvert aux militaires

    Informations complémentaires

    Informations complémentaires

    Localisation du poste

    Localisation du poste
    Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)
    Lieu d'affectation
    75014
    Niveau d'études min. requis
    Niveau de langue

    Demandeur

    Poste à pourvoir le
    27/11/2018
    Personne à contacter

    Pièces jointes