La Région Grand Est vient de concevoir un guide à destination de ses encadrants, et rendu possible grâce au travail collaboratif d'une quinzaine de personnes. Un exemple d'organisation à plus d'un titre.

À situation exceptionnelle, organisation exceptionnelle. Le dimanche 15 mars en comité de direction, alors que la propagation du coronavirus s'intensifie, la direction générale de la Région Grand Est s'interroge sur les bonnes pratiques à mettre en place pour ses agents. 48 heures plus tard, le "Guide du management à distance en situation exceptionnelle" était né.

S'adapter

Clair, pratique et pertinent, le guide insiste notamment sur l'importance de la communication entre managers et collaborateurs, la gestion des priorités, et des méthodes de travail à repenser, à l'heure où le quotidien de chacun est bousculé.

"Nous sommes une collectivité qui a l'habitude du travail entre-sites et entre-sièges, mais pas du télétravail" explique Caroline Poirot, conseillère numérique à la Région Grand Est. D'où l'accompagnement nécessaire pour aider les managers et les équipes à ces nouvelles méthodes de travail, à la culture digitale, aux outils de travail collaboratif...

L'impulsion est venue de Clément Cambon, délégué à l'innovation et la modernisation de l’action publique (DIMAP) pour la Région Grand Est : "J'y ai vu un enjeu managérial très fort, au moment où 800 managers et 7 000 agents de la Région sont contraints de collaborer à distance."

L'objectif : fournir très rapidement aux encadrants mais aussi aux agents des réponses pratiques pour travailler à distance dans une situation de crise. Pour ce faire, Clément Cambon sollicite plusieurs acteurs de la DIMAP et de Manag'Est (école de formation des managers interne à la Région Grand Est). Ensemble, après un rapide mais fructueux travail de recherche, ils recensent les bonnes pratiques existantes du télétravail dans le public et dans le privé, puis définissent les 4 parties du guide, avant de se répartir les rôles (le télétravail pour la DIMAP, la communication en situation exceptionnelle et les éventuels bénéfices d'expérience pour Manag'Est), le tout en s'appuyant sur l'outil collaboratif Teams.

Très vite, le guide s'enrichit, la mobilisation porte ses fruits. "L'important dans la conception de ce guide, remarque Clément Cambron, n'était pas d'appartenir à telle direction, mais d'apporter sa contribution. On s'est organisés autour d'un projet et non en fonction d'un organigramme. Mon premier retour d'expériences est que cela renverse la transversalité, les sujets redeviennent centraux."

Simplifier, fluidifier, communiquer

Pour appréhender au mieux la nouvelle organisation, le guide propose plusieurs techniques. Un dossier est en suspens ? Un collaborateur se retrouve sans mission prédéfinie ? De nouvelles priorités d'actions sont mises en place, les rôles sont redéfinis, et la simplicité de mise.

"Il est également important d'inclure l'agent qui se retrouve pour différentes raisons sans activité, dans des mails collectifs ou des projets qui ne relèvent pas forcément de son corps de métier. Personne ne doit se sentir en dehors de la boucle", souligne Caroline Porot. Et c'est aussi ce que le guide rappelle : le manager a vocation à rassembler et mobiliser.

"C'est aussi un temps pour que les agents se forment à distance, précise Clément Cambon. Nous avons reçu plusieurs offres de formation en ligne. Certains organismes les proposent même gratuitement depuis le confinement."  Ce qui là aussi donne des idées au délégué à l'innovation et la modernisation de l’action publique. Pour un prochain guide ? "On veut regrouper des liens, des webinaires, des moocs, des formations qualifiantes ou non qualifiantes... et les proposer à nos agents. Ils pourront ainsi découvrir de nouveaux sujets et optimiser leur temps de travail."

Les encadrants sont également invités à définir des modalités de communication au sein de leur équipe, ainsi que des objectifs individuels et collectifs.

Ces nouvelles bases de travail prennent en compte les contraintes organisationnelles dues au télétravail, mais aussi à la vie personnelle et familiale de chacun, en cette période si exceptionnelle. "La situation est assez anxiogène, ne pas rajouter du stress au stress, le manager est aussi là pour rassurer" ajoute Caroline Porot.

Un guide inspirant

Depuis le 17 mars, le guide ne cesse d'être diffusé, notamment dans les collectivités locales de la Région Grand Est. "Mais pas seulement ! Dans toute la France, ils sont plus de 200 organismes à s'inspirer de notre travail" se félicite Guillaume Colinmaire, chef de la mission Manag'Est. "On a mis le doigt sur des problématiques qu'on n'aurait pas exploré en temps normal. Et ce guide cultive les liens, les réseaux, on se serre les coudes. C'est aussi pourquoi on a décidé de partager le guide, alors qu'il était destiné au départ à un usage interne. Je suis persuadé qu'on va beaucoup y gagner en solidarité et cohésion. C'est ce que je ressens en ces premiers jours de confinement."

Avec 15 000 vues, une centaine de commentaires, et plus de 200 likes sur son compte Linkedin, Caroline Porot, conseillère numérique (et chargée de communication du guide depuis une semaine !), ne s'attendait pas non plus à tant de réactions. "Beaucoup de gens nous remercient. Indirectement, ils se sentent aidés grâce au guide". Un guide inspirant et inspiré aussi par les pratiques de plusieurs acteurs privés, certains de pays ayant davantage l'habitude du télétravail.

Vous voulez en savoir plus sur les techniques proposées par la Région Grand Est pour un télétravail efficace en période de confinement ? Consultez le guide.