Le projet GAIA, porté par la DGAFP vient de se voir décerner le « grand Prix du jury » pour le Cas d’Or du Service public 2022.

Celui-ci récompense depuis 2 ans les entreprises françaises et les départements et organisations du secteur public qui développent les meilleures pratiques en matière de services en ligne. Explications.

En tant que partenaire des employeurs publics, la Direction générale de l'administration et de la fonction Publique (DGAFP) veille, au titre de ses missions, à favoriser la mutualisation des bonnes pratiques au sein de la fonction publique et à faire progresser le service public dans tous les domaines liés à la gestion des ressources humaines. Dans cette perspective, la DGAFP se dote autant que possible d’outils numériques modernes ayant pour rôle de centraliser les échanges, fluidifier la communication et cadrer les processus. La DGAFP a  récemment choisi de s’appuyer sur la plateforme no-code DAMAaaS pour construire un guichet unique entièrement dématérialisé dédié aux demandes d’évolution des textes ministériels : c’est ainsi qu’est né le projet GAIA qui vient de recevoir le « grand Prix du jury » pour le Cas d’Or du Service public 2022.

La Direction générale de l’administration et de la fonction publique, en lien avec la Direction du budget, avait besoin d’un outil simple d’utilisation et capable de permettre le pilotage et le suivi des demandes d’expertise des projets de modifications règlementaires transmises par les ministères.

Les différentes pistes initiales : appel d’offres, solutions existantes ou acquisition d’une solution avec licences ont été rapidement écartées en raison de la lourdeur de la procédure ou de l’inadéquation au besoin.  Le logiciel DAMAaas de la société INAGUA qui propose des solutions métiers sur mesure simples et rapides sans licence est apparu comme la solution la plus adaptée à nos besoins.

Le principe de co-construction avec l’équipe métier interne et la société Inagua sur la solution Damaaas a permis de créer rapidement un outil répondant parfaitement aux besoins des utilisateurs. La création de chaque rubrique s’est effectuée, étape par étape, à deux mains entre Inagua et l’équipe métier de la DGAFP.

Simple d’utilisation et adaptable il permet une collaboration en ligne optimisée entre les deux directions chargées de l’instruction des dossiers afin d’améliorer la qualité du service rendu aux ministères. En outre, il permet à chaque utilisateur de visualiser l’avancée de ses dossiers et à l’échelon de management de faciliter le pilotage, le suivi et la gestion des priorités.

Les restitutions statistiques et graphiques incluses dans l’outil sont une vraie plus-value pour la DGAFP et permettent d’objectiver les délais de traitements des dossiers lors des échanges avec les ministères.

À terme, cet outil, baptisé GAIA, sera déployé aux ministères pour qu’ils puissent saisir et suivre eux-mêmes l’avancée de l’instruction de leurs dossiers. La collaboration en ligne de l’ensemble des parties prenantes permettra à l’ensemble des collaborateurs de fluidifier leurs échanges et gagner en efficacité, dans un même objectif de modernisation du service public.